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给海外客户发邮件注意事项
AB客
2020-07-24 11:26

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邮件是外贸业务员最常见的业务场景,跟进客户首先的方式。有的时候,外贸邮件写不好甚至有可能搅黄原本谈的好好的生意。

例如,在2017年我刚开始做外贸时就遇到过一次因为邮件没有写好而导致交易失败的情况。那个时候我们公司会分几个老客户给新业务员跟进,也会让我们开发新客户。
我一边小心翼翼的和老客户维持关系,一边不停的发开发信,但是收到的回复却寥寥无几。终于,开发信取得了一定的效果,有位客户给我发来了邮件,表示他们公司正准备更换合作商,看到我发过去的邮件有意向和我们聊一聊。想多了解一些关于产品的报价和技术标准方面的信息。
说实话,看到这封邮件时,我是非常激动的,因为这意味着我很可能开发出一位新客户。我立刻就给对方回了一封邮件,详细的跟和对方介绍了我们的公司和产品。谁知过了好几天我都没有收到对方的回复,弄得我有点着急。我又尝试着给对方发了封邮件过去询问,谁知依然没有回复。
无奈之下我只得去咨询公司里的前辈。跟前辈讲了事情的经过以后,前辈让我把发给客户的邮件发给他。
没错,问题就出在我那篇洋洋洒洒写了一大篇的邮件上。前辈说我那篇邮件写的太长了,而且内容也有点杂乱无章的感觉。所以可能人家客户根本就没看完我的邮件,更不用说给我回复继续合作了。

就这样我因为在邮件中犯了大忌而错失了一笔订单、一个客户。自那以后,我开始认真研究外贸邮件应该怎么写,这才发现外贸邮件有许多需要注意的地方。 

现在,我想以自己血的教训来总结一下写外贸邮件时应该注意哪些方面:  

1.邮件言简意赅,注重条理性

外贸业务员在刚开始写邮件时有一个通病,那就是喜欢长篇大论。似乎是害怕客户不够了解自己公司,业务员们总是喜欢把所有的东西都写进邮件里。但其实客户最怕看的就是这种邮件。我们的外国客户每天只会拿出一部分的时间来处理邮件,这段时间本来就不长,他们又怎么会愿意去看你的长篇大论呢?
在写外贸邮件时,需要一定的寒暄,但是要简短,尽快切入正题。如果是回复客户发来的邮件,只需要用“Thanks for your email.”“It’s glad to hear from you.
”“Thanks for your promptreply.”等意思一下即可,之后就进入正题。邮件正文部分能用一句话说清楚的就不要写一段文字。另外,邮件正文部分要善于使用first,second或是1.2.3.4来让邮件变得条理清晰。还有就是邮件中尽量使用短句,这是因为太长的句子客户看起来会累,而且作为中国人,写英文长句子时难免将自己绕进去或者出现错误。

2.明确邮件主题,突出重点  

我们写邮件最重要的目的就是向对方提供信息。但是,由于大家时间都很宝贵,所以要想让对方阅读自己的邮件并对我方产生兴趣,那么就需要在邮件主题行突出重点。
可是,有些外贸员由于不知道主题行要写什么,所以干脆就不写;还有些人会采用模糊主题行的做法,用“It’s me””Hey”等作为主题,妄图模糊视线。事实是当客户看到这种不知道想要说明什么的邮件时,是根本不会打开的。在写外贸邮件时,主题行的必须要写,而且字数不宜太多,十字以内最佳。
最好能用两三个关键词交代清楚你是谁,你在业内的地位如何以及你为什么发邮件,或者在主题行简明扼要的讲清楚自己的产品及其特点。另外,邮件主题行最好不要全部使用大写字母,也不要为了强调而使用非常多的感叹号,这样不但不会增加邮件的点击率,反而会使邮件被忽略。

3.如非必要,邮件内容尽量不要采用附件形式

有些人在发邮件时喜欢把重要的内容以附件的形式发送给对方,但这样有时候会给对方带来很大的麻烦,甚至可能会降低对方阅读该邮件的欲望。
一方面,这是因为打开附件是需要加载时间的。对方的时间本来就很宝贵,所以这就极有可能导致对方放弃阅读附件所包含的内容。
另一方面,在有些情况下,即使对方愿意打开附件,但他们也很有可能由于操作系统、应用软件的不同而无法正常打开附件。所以,写邮件时最好把内容尽量安排在邮件的正文部分。除非是需要插入图片、音频等,否则尽量不要使用附件。