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做外贸经常会遇到交货期延误的情况，如：
原料供给不及时，生产待料；
入料出料错误导致生产误料；
生产计划变更频繁；
包装到位不及时；
生产过程中质量把控不到位，造成返工，延时；
少量的货物无法单独生产，等后续别的订单一起生产等等。
不管什么原因，遇到货期延迟，怎么跟客户解释？如何安抚生气的客户呢？
· 货期延迟，怎么跟客户致歉、解释？
第一 ：真诚道歉
一开口就跟客户说we are so sorry，道个歉是代表你们是很真心的想处理这个问题。
第二 ：承认是个大错
你要承认延误了交货期确实是一个很大的错误，你必须给你客户说：
we know delay your delivery time is a very big mistake.
又道歉又承认你们知道这是一个很大的错误。这是非常重要的两个步骤。
让客户心里很舒服，并会很安心的听你下面的解释。
第三 ：合理的理由
你一定要给客户一个理由，就是为什么我们要延误的交货期 ，你不可能只给客户说我 WE ARE SO SORRY我们延误了你的交货期，这样不专业，专业的业务员延误了客户的交货期时必，须跟他说清楚到底是什么情况引起我们延误交货期？
首先给客户解释延误交货期原因的时候，你一定要说比较有道理的原因，而不是随便说一个原因就够了，我曾经听过很多外贸业务员与老师这样解释 ：说不好意思因为最近这两个礼拜下大雨，我们没有办法生产。
请问你觉得你这个理由客户会接受吗？
客户一听到你这个原因，他就感觉你这个人说话是胡说八道，是在随便说说而已。
我也曾经听说过外贸业务员与老师说 ：
不好意思因为我们这段时间我们工厂经常停电，所以无法完成你的订单。
如果你真的这么说的话，客户就知道你是胡说八道。这个业务员说的话根本没有道理。
要记得，你要给客户一个比较有道理的一个原因，比如说：
We are sincerely sorry. In fact, we did not intentionally delay your delivery date, but we found a slight problem after a part of production. If you do not mind a slight problem in quality, we can send the goods to you immediately. If you need 100 % good quality goods, please give us some time we will soon help you do well.
（我们真心对不起，其实我们不是故意的延误你的交货期，只是我们生产了一部分以后发现稍微有一点小问题，如果你不介意质量有一点小问题的话，我们可以立马把货发给你。如果你需要100%很好的质量的货，请你给我们一点时间我们会很快帮你做好。）
99%的客户会跟你说“没事我理解，你们先把货做好再发给我”，因为99%不可能跟你说把不好的质量的货发给我！
还有一个很好的方法我特别喜欢用：
如果延误了交货期，然后发现客户很生气的，我会跟他说：
客户一听到，他就知道你们不是故意的延误他的交货，你们延误了交货期其实不是你们的错。
第四 ：新交货期
你一定要跟说清楚我们延误交货期要多久，更要说清楚新交货期的具体时间。你不可能跟客户说不好意思无法按时发货，而不告诉人家新交货期到底是什么时候。
第五 ：再次保证
当然要给客户保证这个问题以后不会再发生才行。因为如果你没有向客户保证的话，他可能会非常担心你们每一次都会延误交货期。为了让客户更放心，更有安全感，你们必须 promise 客户下一次不会这样。这个保证有可能让客户跟你们继续合作下去。
第六 ：郑重承诺
如果你向客户保证下一次不会再犯此错误的话，那就好事，但不够吸引客户继续跟你们合作。如果你想让客户继续跟你合作下去，你不仅给个保证，你更需要给个承诺。你公司必须承诺如果此问题又一次发生的话，你们公司如何赔偿客户。
这个步骤会让客户彻底开心，彻底信任你公司，而且你们后面合作的机会是100%。
· 如何写一封诚意十足的致歉邮件？
给客户写致歉邮件时，有几个方面要特别注意：
1、要求工厂给一个确切的交期，这个日期一定要达到。否则达不到下次还要再解释。没完没了的解释只会让客户对供应商的印象越来越差。
2、向客人道歉因为交期推迟给客户所造成的麻烦。
3、接着解释一下原因，但注意不要长篇大论。
4、向客户表明很珍惜双方的合作关系，希望没有对合作关系造成影响，今后将尽全力避免类似事件发生。
5、写完信，最好站在客户的角度看一下这个信件，换位思考是否明确解释了情况，真诚表达了歉意。
致歉邮件一般分为四步：
1. Say you’re sorry. 邮件一开始就道歉。
2. Offer an explanation of what happened. 解释问题发生的原因。
3. Give a clear next step. 明确下一步。
4. End on a positive note. 以积极的态度结束。
致歉邮件典范案例：
Mr. Hamilton:
I am very sorry to inform you that the previous agreement signed between our company and your company clearly indicated that the upload time of this product was May 13. However, due to the errors in our artificial order arrangement, it was impossible to ship the product in accordance with the previous agreement. We hope to have in-depth communication with your company. After the understanding reached by your board of directors, we will still be able to do so. In order to complete this transaction, we will try our best to ship all our products to Dalian Port before May 16, and then ship them to your designated place.
This mistake is entirely caused by our company, so in order to compensate for the loss of your company in this transaction, we will give you a discount for ordering your products at 2% of the total price of the products. In addition, all additional charges in the sales process of this product are borne by our company. The product is transported to the corresponding port and to the designated place of your company. The transportation cost of this part of the product is from Our company is responsible for the maritime road transport industry. Our company will also pay the insurance fees in this transaction.
（尊敬的汉密尔顿先生：
非常抱歉的通知您，此前我公司和贵公司所签署的协议中表明产品上船时间为5月13日，但由于我方人为订单安排出现误差，导致在此次交易中，无法按照此前的约定将产品装运上船，希望和贵公司深入沟通，在贵公司董事会达成谅解之后，我们依然能够完成这笔交易，本次交易中我方会尽量赶在5月16日之前将所有产品运至大连港，此后上船运输到贵公司指定地点。
本次失误完全由我公司造成，因此为了能够弥补贵公司在本次交易中的损失，我公司会按照产品总价2%给予贵公司产品订购优惠，此外本次产品销售过程之中的所有附加费用都由我公司承担，产品运输至相应港口及运输到贵方所指定地点，这一部分产品运输费用从海运到路运皆由我公司承担，我公司也会支付本次交易中的保险费用。）
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· 如何避免再次出现交货延迟的状况？
1）报价时候就应该有个弹性的时间算进去，给自己一些余量来应对突发的问题。
2）总结工厂的生产习惯，确定正常的交货期限，如果和工厂关系不错，可以给工厂提些提高管理方面的意见或建议。找理由不如找原因。
3）选择供应商很重要。不要找那些盛气凌人的大工厂，找个中等或者小规模（有扶持价值的），质量OK，配合度高，管理不松懈的。
让工厂给出订单生产开始日期，每天常规的产量，预计结束日期。有些工厂如果你就是他的主要客户，那你甚至可以让他们做个表格，隔几天就给你发生产进度表，可以更清楚地掌握生产情况。
4) 经常拖交期的供应商会间接降低你企业在买家心中的形象，因此建议定期对供应商进行评估。
5）要经常和供应商沟通，了解供应商的近期订单和生产情况。
