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外贸业务员高效能工作的方法?
AB客
2019-11-04

我事情太多了,接二连三,好忙乱呀!

临时突发事件让我没有脾气……

我有拖延症。

……

这是我们常常在职场中听到的无奈声,但这真的是客观原因吗?答案是否定的,我们做事要靠系统,不是靠感觉,我们要将工作事项系统化来提高工作效率,达到高效能工作。

怎么系统化呢?我们了解一下个人效能环:

行动力

思考发展的方向叫做目标;朝着方向采取的行动叫做计划;行动时如何提高效率叫做执行;思考如何让自己的效率更高叫做反思。所有的事情都逃离不了这四个流程,这宛如春夏秋冬,春天种下目标,夏天生发计划,秋天收获执行后的果实,冬天收尾进行总结反思。

职场中,最浪费时间的就是返工,这是由于我们各自脑海中对某事件的预设模型本是千差万别的,再者,缺乏有效沟通,导致产出的结果背道而驰。这就要求我们要事先达成共同的目标,才能在短时间内对号入座。

1,目标

对没有方向的船来说,任何风都是逆风;对于没有建立共同目标的事情来说,怎么做都是错!怎样才能建立起双方的共同目标呢?

利用话术建立起双方的共同目标:SMART提问法

S—Specific,明确具体:您想象中是什么样子?

M—Measurable,结果可衡量:有什么要求?

A-Attainable,可达到、可实现:那我需要……支持,可以吗?

R-Relevant,与其他目标相关:做好这件事对我有什么价值?(主观能动性的给予)

T-Time-based,有时间底线:您什么时候要?

2,计划

过多的待办事项——不靠谱!

有些人的工作计划是每天1234567……列出很多工作内容,那么,这样的工作计划靠谱吗?这真的需要打一个大大的问号

我们将所列事项一一放入时间轴,你会发现,过多的待办事项会使时间轴撑爆,计划总时长>工作总时长,我们每天都会处于一个计划未完成的状态,积极的工作态度受到打击,甚至会被消磨殆尽。这时,就需要我们调整计划了。 没有20%的缓冲时间——不靠谱!

我们还需要预留20%的缓冲时间,工作安排太过于严丝合缝的话,一点点的突发情况可能会导致后续安排全部崩盘。因此,把变化也当作计划的一部分,才能更好地去掌控时间。 都是想法,不是行动——不靠谱!

无法立即赋予行动的事情,就可能会产生拖延。 将不可调配的硬时间剔除,比如必须要参与的会议、必须要进行的工作汇报等等,然后将剩余工作时间进行碎片化管理,也将待办事项分解成若干步骤,一个萝卜一个坑,将碎片时间和分解步骤进行匹配,提高效率。 你可以做任何事,但不能做所有事。用“4D”计划法合理规划:

4D计划法

3,执行

突发事件太多,怎么办?问题本身不是问题,如何面对才是问题,我们要知道应该采取什么样的方式去应对。

临时突发事件的本质:

1、临时突发事件都不是“临时突发”的,是因为之前的某件事没有做对,或者没有做好,影响到了现在;

2、无法避免,只能减少出现几率和造成的影响;

3、以不变应万变,建立一套应对突发事件的系统,也就是预案,能有效帮助我们处理好突发事件。

应对临时突发事件的流程——以不变应万变:

加:将所有的突发事件记录下来,而不是放在脑子里;

减:减去假设,了解事实,和所有人沟通,判断事件的重要程度;

乘:做出选择,专心做好;

除:清除其他事件的干扰。

4,反思

多反思,少走弯路。

把工作提炼成经验,把经验向领导汇报,将自己的贡献展示出来。给大家个简单的框架,让你不费事的在老板面前体现自己的价值:

周汇报框架

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