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面对当下疫情,外贸人该怎样与国外客户沟通
AB客
2020-02-04

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一、外贸合同受疫情影响无法履行,怎么办? 

当前,受发生新型冠状病毒感染的肺炎疫情影响。相信很多外贸企业在货物及物流等方面遭受严重影响,可能导致国际贸易合同或承包合同无法履行。

为坚决贯彻落实党中央、国务院决策部署,积极做好新型冠状病毒感染肺炎联防联控工作,维护企业的合法权益,帮助企业减少损失,根据国务院批准的《中国国际贸易促进委员会章程》的规定,中国国际贸易促进委员会可以出具不可抗力证明。

受新型冠状病毒感染的肺炎疫情的影响,导致无法如期履行或不能履行国际贸易合同的,企业可向当地贸促会申请办理与不可抗力相关的事实性证明。

二、如何告知国外客户货期延误?
封路、“禁足”,复工时间延迟。来势汹汹的疫情战面前,企业尤其是一些中小企业都陷入了不同程度的焦虑。除了突如其来的“悠长假期”成本,更急迫的问题是那些订单合同该如何履行。对于这种情形,如何告知国外客户货期延误?一起跟我们来看看吧:
(以下表达,视情况更改或补充,仅供参考。)

1)通知假期延长:

表达:

Affected by a novel coronavirus, our government announced all enterprises will remain closed till February 9.


或:

our government announced it will delay resumption of work to February 9.

Your understanding and support will be highly appreciated.

不需要长篇大论告知,中国作为世界经济大国,此事一出,各媒体争相报道,很多客户多少心里有数。多余的解释,还会引起不必要的不安。长话短说即可,大多数客户都能理解且致以问候。

2)如客户担忧疫情蔓延,表达信心:

表达:

China is determined and capable of winning the battle against the coronavirus. We all take it seriously and follow the government's instructions to contain the spread of the virus. The atmosphere around remains optimistic to some extent. The epidemic will be eventually controlled and killed.

中国有决心、有能力战胜这次疫情,我们也都认真对待和配合,按照政府指示,控制病毒传播。在某种程度上,周边氛围保持乐观。这种流行疾病最终会得以控制和消灭的。

3)通知已下单客户货期可能会延迟:

表达:

Apparently the coronavirus issue will not be resolved in short period, we are afraid that the schedule of your order may be changed due to the delay of production. We'll keep you updated. 

很显然,这次疫情短时间内不会得到解决。我们恐怕你订单的排期会因为生产的推迟而改变。会进一步告知进展。

如果已经确定延误:

We regret to inform you that the delivery will be delayed due to the novel coronavirus. We'll keep tracking the status and try our best to expedite. Sorry for the inconveniences caused and thanks for your patience. 

我们很遗憾通知你货期因疫情会延迟。我们在跟进中,会及时告知进展,同时也在竭尽所能加快进度。对此造成的不便表示歉意,谢谢你的耐心。

也有急性子的客户不太理解我们,可以补充:

The delayed shipment is not just from us, but from the sub vendors, logistics, and all other related support systems. 

表示延误,是整个市场都如此。

4)如客户2月初有来华计划可委婉劝说迟些再来:

告知复工时间,再说:

To avoid any negative impact, I suggest that you may consider delaying your trip to China. 

为了避免任何负面影响,我建议你要考虑下延迟来华行程。

5)如有客户受海外社媒谣传:

纠正后:

Fake news. Thanks for helping prevent the spread of these rumors if possible. 

假消息!如果可以,也请帮忙阻止这类谣言的传播。

可以补充:

I believe, China's speed, scale and efficiency of response is rarely seen in the world. 

相信中国应对此次疫情的速度,规模和效率在世界上都是很少见的。此话有感于一个客户和我说:Any other countries could not have controlled like China. 满满的民族自豪感。

每个外贸人,在自己的行业兢兢业业。而这些行业,依附在国家的兴衰上,皮之不存毛将焉附。应对这场疫情,要相信国家,相信医疗水平和专业人士,不要人云亦云。还有切记公共场合戴口罩,多洗手,少出门。

三、如何写一份标准的不可抗力通知

外销企业发给外国客户的邮件/通知

【客户的联系信息】(应与合同约定的通知和送达方式保持一致,并通知到需要掌握此信息的人员

COMPANY NAME

公司名称

Add:*****      TEL: *****      FAX: ***** 

地址:*****     电话:*****    传真:*****

【不可抗力通知的发出时间】

Jan.30th 2020

2020年1月30日

【文件标题注明不可抗力通知】

[Force Majeure Notice] RE: The postpone of production recovery after CNY holiday

【不可抗力通知】关于春节假期后推迟生产作业的通知

Dear Esteemed Customer

亲爱的客户


【明确事件的不可抗力性质】

With this notice and according to article X of our contract, we announce with regret that we are encountering a Force Majeure Event. Consequently, we may not be able to perform some of the contractual obligations on time.

通过此通知,并根据我们合同第X条,我们遗憾地宣布,我们遇到了严重的不可抗力事件,因此我们可能无法按时履行一些合同义务。


【关于不可抗力事件的详细信息】

As you might already know, China now is suffering serious coronavirus epidemic situation. The whole country has been mobilized to fight against the virus at the request of Chinese government.

您也许已经知悉,中国正处于新型冠状病毒肺炎疫情的严峻形势,根据政府的要求,全国各地的单位均在不断加强疫情的防控工作。


【不可抗力事件对合同履行的影响】

Pursuant to the official mandate of Chinese Government (attached herein), for the purpose of minimizing cross-infection and containing the situation, the factories can not organize employees for normal production until February **, 2020, which is 2 weeks later than regular time. Our delivery of products will have to be postponed for at least 2 weeks accordingly. Please be mindful of the changing situation and the expected delivery cannot be guaranteed.

根据中国政府官方命令(见附件),为控制疫情,工厂在2020年2月**日前(比正常时间晚2周)不得召集员工,不得投产。我们的合同产品的交付将因此至少推迟两周。请注意,因为情况在持续变化,我们无法保证预计的交付时间。


【信息更新和不可抗力消除后的履行承诺】

Nonetheless, We’ll keep you informed of any further update and will make our efforts to organize the production whenever possible and minimize the influence on the shipments of your orders.

尽管如此,我们将随时通知您任何进一步的更新信息,并将在可能时尽力组织生产,并尽量减少对您的订单发货的影响。


【寻求理解并明确联络通道】

We sincerely appreciate for your understandings and support on this difficult situation. If you have any questions, please contact *********.

感谢您在这特殊时期的理解和支持!如有任何疑问,请联系*********。

Best regards

祝好

COMPANY NAME

公司名称                    

Print Name and Title

姓名和职位:                                 

Authorized Signature(s) 

授权代表签字:

企业发给国内客户的邮件/通知

关于春节假期后推迟生产作业的通知

尊敬的客户(******)

通过此通知,并根据我们合同第X条,我们遗憾地宣布,我们遇到了严重的不可抗力事件,因此我们可能无法按时履行一些合同义务。

您也许已经知悉,中国正处于新型冠状病毒肺炎疫情的严峻形势,根据政府的要求,全国各地的单位均在不断加强疫情的防控工作。

根据中国政府官方命令(见附件),为控制疫情,工厂在2020年2月**日前(比正常时间晚2周)不得召集员工,不得投产。我们的合同产品的交付将因此至少推迟两周。请注意,情况也可能继续恶化,因此我们预计的交付时间也不应视为一种保证。

尽管如此,我们将随时通知您任何进一步的更新信息,并将在可能时尽力组织生产,并尽量减少对您的订单发货的影响。

感谢您在这特殊时期的理解和支持!如有任何疑问,请联系*********。

祝好!

*****公司

年  月  日                                      

姓名和职位:

授权代表签字:

 

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