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外贸邮件的这几个问题,别小看
AB客
2020-08-17 16:59

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今天想和大家讨论的,是大家在工作中经常使用却常常用错的小细节——邮件里的抄送功能。

我相信绝大多数朋友都用过邮件里的抄送功能,其实在外贸工作里,邮件的抄送也是非常有讲究的:什么时候要抄送?什么时候不抄送?抄送给谁?

别小看这些问题,要是用错了,稍有不慎,你的订单也就没了。

01一次失败的沟通  

老规矩,我们先来看一位朋友的案例: 

老师,您好!现在有一个关于邮件抄送的问题想来问问您:

几个月之前,我在展会遇到了一个波兰客户,她的职位是进口经理,展会后我继续跟进她,她发给我一封邮件,大致意思如下:

产品这块一直是他们的产品经理在负责,接下来我只需要联系产品经理就行,产品经理会对比他们现有的供应商的价格,尽快给我一个意见。当然,如果有什么事情也可以找她这个进口经理商量。

这封邮件同时抄送给了他们CEO和产品经理

从这之后,我就开始单独跟产品经理联系,不过这个产品经理的态度很冷淡,我发了好几封邮件,产品经理都是爱答不理的。

后来我试着把邮件抄送给了进口经理,产品经理终于回复了。

后来我们的往来邮件都CC给了进口经理,直到第3封邮件的时候产品经理就没再抄送了。

有一次我们在谈到订单数量的时候,产品经理单独回复了我,但后来我再发邮件过去,产品经理又不回复了。

我不知道哪里出了问题,现在我很纠结,你说我要不要再试着发一封邮件抄送给进口经理呢? 

 02邮件抄送的注意点  

当时我是这么回复他的:

其实一开始,因为产品经理不回复你消息,你就把邮件抄送给进口经理的时候,就错了。邮件是不能随意抄送的,邮件抄送的时间都是有讲究的。

一般来讲,第一次联系买手的时候,抄送他上司,这是必要的。但如果买手在回复你邮件的时候,却没有抄送给他上司,那这时候你就需要警惕了。

下一次再发邮件的时候留个心眼,再抄送一次给他的上司,如果这个买手在回复你的邮件中,依然不抄送的话,这就是一个明确信号——以后你跟他往来邮件,一律都不要再抄送给别人。

至于你说这个产品经理不联系你,我可以告诉你,我做买手多年,买手的工作量都是很大的,每天有很多事项要处理。所以买手一时没有回复你,那也很正常,或许是手头上的其他工作耽搁了。

这个时候需要的是沉住气,用mail group跟进一下,问问客户,是不是遇到了什么困难?有没有办法解决?需不需要你这边支持和配合?

先把姿态做足,让客人信任你,这才是关键,如果说几封邮件发过去依然没有反应,可以试着打个电话。

反正我们秉承一个原则——就是客户抄送给谁,我们回复的时候就抄送,如果客户不抄送,我们就绝对不可以贸然抄送。客户不抄送,自然有他的理由,也许是不想因此影响到同事,又或许是有其他的原因,但是不方便告诉你。

既然我们都不知道原因,那就按部就班的跟进,然后缓慢试探。否则,贸然越级,只会让买手变得讨厌你。

 03不要忽视小人物  

职场里不要忽视任何一个小人物

你一边和买手聊订单的事情,一边又把你们交谈的细节全部抄送给他上司,买手只会觉得你是在拿他上司压他。

这就好比某个供应商写邮件给我,毅冰,你们这个产品六个月都没有返单了,最近会有返单么? 如果这个邮件是单独写给我的,我可能还会大致回复一下,但如果手上还在忙着其他工作,那就先放在一边,过段时间再处理。

总之,该怎么处理这封邮件,我心里是有数的。

但如果这个供应商写邮件给我的时候,同时抄送给我上司,那这个事情就没有那么简单了。

一方面我会很恼火:

这个供应商什么意思?是觉得我做不了主么?还是怕我不跟他说实话?

就这么点事情,还把邮件抄送给我上司,想拿他来压我?

行,既然你看不起我,那就别怪我不客气了。

另一方面,对于这类不够谨慎的供应商,我一般都是敬而远之,必须换掉,没有任何商量。

如果和这种最基本的职场道理都不懂的人在一起工作,说不定以后会给我捅出什么篓子。

当然了,我也不会在明面上排挤他,对付这种供应商,我也有自己的一套办法。

我会十分客气的回复这个供应商的邮件,告知他我们公司目前的具体情况,甚至把我们零售的数据都发一份给他参考。告诉他大约什么时候我们会有采购计划,到那个时候我会再安排他重新报价和准备样品。

这封邮件一过去,供应商也许就会放松了,觉得心里有底了,但是这些都只是表面的,虽然邮件里我很客气,但实际上,他在我心里已经出局了。

下次?

绝对不会再有下次了,真到了重新下单的时候,有的是办法让他出局。

部分朋友一直有一种“你不解决,我就找你们领导”的思想,我希望大家能把这个思想尽快地给改过来。

职场里,每个人都有自己的人脉和渠道,都有自己的business,你越级,就等于是给别人施压。

一个成年人,是不会喜欢别人侵占自己的空间的。不越级,这是规矩,动了别人的利益,只会让别人觉得你是个规矩破坏者。

不愿意也不会再想跟你打交道。