敲黑板划重点：切记不要仓促的去回复询盘

许多外贸员工在收到买家询盘肯定会很高兴并想着尽快的回复对方，在这个高兴又匆忙的时间之内就会缺乏了一个用户分析的过程，导致在回复询盘时比较粗糙，后果就是回复询盘后石沉大海，建议大家收到询盘后充分解析询盘和买家来提高询盘的转化率。相关阅读：外贸企业如何降低获取询盘成本

收到询盘解析可从以下个方面出发： 

1. 买家的类型(中间商、商场、终端操作商、网店或个人等等)；                             

2. 买家国家对这个物品的需要度、国家政策等等；

 3. 买家购买经验(外贸术语的运营、购买年限)；

 4. 买家行业经验(行业数据的使用、物品的描述)；

在非常多的客户当中，我们可将客户分为终端客户与贸易商，或是大客户与小客户，如果不将客户分类，我们就没办法依据不相同的的客户而作出不相同的的报价。

对于终端客户而言，客人更加注重物品的质量，而并不是价格;对于贸易商而言，价格或则是能够引起他们兴趣的关键因素。

我们在收到客户的询盘后可花一些时间来做个调查，到客户的网站搞明白客户具体是做什么物品的，针对一些突出点给客户报价。

 发询盘时，分析用户的意图 

如果细心一定会发现，收到的询盘种类相对比较多，那询盘通常有哪些类型呢？大概可以分为以下几类：

1.背景信息模糊，询价信息也模糊。

例如：

I'm interested in carry bags. Please send me prices. (个人邮箱，询价内容指明了产品类别，却没有提及材质、尺寸、数量，落款也只是名字，无任何公司信息。)

或：

Hi please, quote us the best price for 500pcs. （带图询价，知道大概的询价范围，但是进一步的要求不明确，公司信息也不清楚。）

甚至在社交媒体平台上如Ins、领英发布产品图片的时候，会直接在评论询问“prices? ” 或者“how much? ”

2.索要目录册、价目表，以及还没真正报价就开始问到付款方式。

例如：

I want to buy 300ml plastic jars. Kindly send me catalog with price list if possible. 

或者：

Can you please send me the price for embroidered key-chain? Also inform me about the delivery time and payment method accepted by you.

3.企业邮箱，落款信息丰富，有明确的职称，询价内容简练但明确。

例如：

I am looking for blank acrylic rectangle photo insert key rings 2’’x 3’’ or close in size.

-Please quote: 1) 1000 pieces, 2) 5000 pieces

-Shipping (most economical) to Canada (A1B, 2C4)

询盘内容表明产品规格、材质、种类、数量，告知清晰的邮编信息，且货运方式也有明确的要求（倾向价格而非时效）。

4.企业邮箱，落款信息有详细的联系方式，询价内容丰富。

例如：

Hello, we are a France marketing company and upon our client’s request we are interested in some rubber coasters, please see more info below:

Quantity: 30,000pcs

Size: 10cm

Printing: CMYK print similar to the attached artwork （随附了设计图稿）

Can you please send your offer including delivery cost to Paris? Ideally they should have delivered within 3-4 weeks.

Looking forward to your reply.

买家身份真实，客户性质清晰，询价内容也明确了产品材质、尺寸和设计样式，还明确了对报价和货期的要求，也能通过落款找到其他联系方式，如领英、Ins、Facebook或者WhatsApp。 

通常大家肯定是最喜欢第3、第4种类型的询盘，觉得这种询盘最优质，最厌倦第2种询盘。

因为询盘信息越丰富详细，越能简化我们的工作流程，可以省去很多沟通上的细节，可以直接报价。但通常这类询盘，买家已经熟稔市场，公司采购流程很规范，才能精细地提出要求。

这类询盘通常会像撒网式在各种B2B平台、外贸公司中群发；而相对而言，第1种询盘，虽然内容含糊，但就像是尚未被开发的小众景点，如果能挖掘出一二，往往反而有更大的惊喜。

 用户在发询盘时，主要要了解哪些信息 

相对应询盘的种类，每一封询盘背后，客户的意图不尽相同。根据个人经验，归纳起来大致有以下这些：

• 拿到合适报价，锁定合适供应商后会马上下单。

• 当前不会下单，但是接下来有采购计划，处于收集信息阶段。

• 供应链出现问题，寻找替代的供应商。

• 当前供应链没有问题，但是需要询价探底是否拿到优势价格。

• 当前供应链没有问题，需要物色突发情况下可替代的供应商。

• 目前并没有做相关产品，但是接下来打算做，处于市场调查阶段。

• 目前是当地采购，价格太高或者产品质量等需求升级，开始考虑进口。

• 开新生产线或者建立新厂，需要新一轮的采购。

• 顺应市场需求，有新产品采购需求。

• 贸易公司或中间商，收到上游客户的采购需求，群发询盘比价。

• 只是获取下信息，但无下单意图。

综上，便会理解为何有时收到询盘，即便马上处理报价，即便也做好后续跟进，但是客户好像人间蒸发似的，发出去的方案、报价都是石沉大海般，杳无音讯。

因为有些询盘本身只是为了探底或者获取信息，尤其是群发询盘，往往即便再差异化报价，再阶段式跟进，就是没有结果。此类询盘，平常心即可，大多情况下，这类询盘优化跟进流程提高转化率的可能性相对比较低。

 不同询盘回复的思路和注意事项 

上述提及询盘类型和客户发询盘的意图，那针对不同类型的询盘，应有差异化的回复思路，这样跟进才能提高询盘的转化率。

1.针对什么信息都相对很模糊的询盘。

举个实例：

Hello!

I'm emailing to see if you have any coasters that look like the attached. We are looking to have them personalized. 

Please let me know.

Daniel

收到一封询盘，应先观察几处地方：

• 邮箱（是个人邮箱还是公司邮箱）；

• 邮件标题（求购品名是否清晰）；

• 邮件签名（落款是否有公司信息、联系方式或社媒信息）；

• 邮件内容。

这个实例中，邮箱是企业邮箱，落款有公司名和客户姓名，附件是网图，求购与网图类似的软胶杯垫。

材质清楚，规格不明，数量不清楚，对方公司待查一二，对待这类询盘，应在大概查询其公司资料后及时回应，了解更多的信息。

谷歌输入公司名，查到是美国新泽西州的一家装潢公司。产品和软胶杯垫无任何挂钩，那他们采购定制类杯垫的意图很可能是公司有促销活动或者展销会，杯垫作为促销赠品或者纪念礼品。

那便可以快速总结出：

• 客户应该是终端客户；

• 回复邮件需要了解数量和规格；

• 需要对方的派送地址，以此顺便在报价时把运费一起报过去；

• 另外可以多关注下时间点，一般为活动而定制的礼品，会有格外的货期要求。

所以我回复：

Hi Daniel,

Thanks for your inquiry. 

万年不变的开首语：感谢询价。

We can supply the rubber coaster as per your type with custom print. Kindly advise following questions so we can work on the costing: 

针对他的询盘品名和附图，表明我们可以供应定制类的杯垫，类型可以同你发的款式一样。请回复以下问题，这样我们才能核算价格：

a.Your required coaster diameter – 4 inch (10cm) or 3-3/4 inch (9.5cm) or else?

问题a，问规格，你要的杯垫是10cm还是9.5cm。这里我同时还注明了英寸，因为是美国客户，他们基本不用公制单位。

b.Your order quantity. Usually MOQ is 2000 pcs. 

问题b，问数量，并表明通常起订量是多少。

c.Your delivery address, so we can check about the freight for you.

问题c，问派送地址，根据客户数量，再提供出运方式选择。

Waiting for your feedback soon.

Best Regards,

客户后面的邮件，依照问题对应作出回复：

Diameter would be around 11 cm (4-3/8 Inch)

We would want between 10,000 and 10,500

Delivery address as follows:

并且在询问对货期是否有要求时，他也透露了更多的信息，这些信息也验证了最初我对询盘的判断：

The sooner the better please. We didn’t think there would be trade shows this year due to the pandemic. We found out Friday that we will be able to attend the Virtual Trade Shows! That is great news, but now we are moving quickly to get promotional products together for our visitors and customers.

Thanks

产品作为促销礼品，需要在即将开展的展销会上作为礼品赠送给参展客户，时间上很紧张。

2.如果客户索要目录册或者价目表。

例如下面这种情况：

客户要求“Please I need all prices of your products. ”请发给我你们所有产品的报价。

如果一个工厂产品相对单一，只有十来种，那么价目表发过去也无关痛痒。但是如果产品种类繁多，形状不一，比如电子产品、礼品等，更新换代速度快，型号款式成千上百，发送系统中全部的价目表确实是不太现实的。

此外，在还不了解客户根底的情况下，贸然把全部产品价格做成报价单发过去，反而会降低自己的竞争力，使得整理工作毫无意义。

外贸沟通中，当陷入被动状态时首先要化被动为主动。可以采取渐进式回复方式来追踪这个客户：

Hi XXX,

Glad to hear that you get interested in our products. （客套话）

Please see below details and advise accordingly:

a.May I know your target market? 

能否告知你的目标市场。（不同市场，产品质量或许各不同，价位也不一。所以这点很重要）

b.用迂回的方式确认客户采购的更多细节。

我打两个比方：

购买的用途。

比方绣花机，有单头、双头。有针对成衣的也有针对衣帽、皮包、毛巾等的。我会这么问：

We can both offer single and double heads of embroidery machine. Can you please advise which products you want to do the embroidery on? 

探清楚客户购买绣花机是用来绣什么产品的。

So we can quote you a few hot selling and suitable models for your options. 

因此我们可以提供给你一些畅销的和适合的机型供你选择。

问客户预算或者大概定量。比如：

USB. Since there is a large variety of models. Can you please advise your budget and approx. order quantity? 

因为U盘种类各式各样，太多种类了。能否告知你的预算和大概的定量。

So we will recommend you some trendy designs based on your requirements. 

因此我们可以根据你的要求推荐你一些比较流行的款式。

Wait for your further comments soon.

Best Regards,

以此初步邮件，试探客户的回应。

在收到此类邮件的时候，还应该同时对客户的背景进行相关分析。

比如他是终端客户、代理商还是零售商；比如他所在的市场目前公司有没有相关代理在那边，或是已经有其他做开的客户；比如可以通过B2B平台或者海关数据查询他是否已经有过采购记录等等。以此判断他的购买力和采购诚意。

假设一，客户答非所问，或者无回复。那么这种钓鱼类询盘可以暂时放置一边。

假设二，如果客户有回应你邮件，回答很全面，那么可以根据他的答案进一步针对性报价。

假设三，客户回了邮件，但是表达的内容还不是很全面，一些细节还没有给到：比如数量还是没提、印刷类的logo没有给。那么可以按照起订量还有常规特性报价。并且提及：

Prices will be adjusted when the order quantity and designs/sizes are changed. 

价格会随定量和设计而变动。

3.回复常规询盘的一些思路和注意事项。

如果客户在询价时提供足够的信息，那先不要问东问西，应该迅速整理报价。完整的报价应包括货期、打样时间、包装规格等（因为一些客户需要根据包装规格来核算运费）。

对应详细的询盘，第一轮回复千万不要问一些风马牛不相及的问题，比如订单八字还没一撇的时候，你就问对方会如何付款，多久会下订单，甚至发客户信息表，让客户填后才能报价。设置门槛的报价，只针对同时也在和你索取例如价目表、图纸、设计稿的客户。

不是所有询盘都需要细致的背景调查，精力时间也顾不来。对于一些信息充足可以直接报价的询盘，及时回复报价，比先磨蹭着把对方信息研究个遍强。如需要一定时间才能核价的，也应该先回复客户正在处理，大概什么时候可以回复报价。

对于询盘数量比较大的客户，尤其是数量大到有点离谱的客户，应先查查对方的底，验证完对方的身份，再分析询盘的真实性，不要被对方的信息牵着鼻子走。

我之前遇过一个客户，需要采购包装材料，他表示：

We are looking at 60 bags per minute x 60 mins x 20 hrs per day x 25 days per month = 1,800,000 bags per month x 3 months stock down in advance = 5.4 million bags with our orders every 1/4 .

Like I mentioned above, the lowest price will win the order.

客户表示需要一次性采购CPP袋子，用来包装厨房用纸。

收到这样数量很大的询盘，再通过几个来回的邮件沟通，加上谷歌、社媒和其他工具的背景调查，以及询问了业内全自动厕纸包装机的工程师后，我了解到：

客户工厂才刚起步，且目标市场不大，常规自动厕纸包装机一般在35-40包每分钟，因此我推测这个客户的求购有些虚。这样在后续沟通中就得考虑如何把握进一步跟进客户的尺度。

对于简单的、获取不到任何有效资讯的询盘，也不必放弃。有效的分析跟进才能提高询盘转化率，其实很多有价值的订单，就是从这类询盘开始的，看你如何一步步挖掘，提高询盘转化率，来成交用户拿到订单。