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外贸业务员如何提高工作效率?你的时间安排对了吗?
AB客
2019-10-28

很多做外贸的朋友都会碰到这样的情况:

每天发多少邮件,报多少价格,发多少开发信出去,但往往几个月下来,都没有什么成效,于是很失望,很怀疑,觉得自己努力白费了……

类似这样,每天工作很久,睡前还发邮件,凌晨还算好时差给很多客人发email,但就是效果甚微。感觉自己明明很努力了,为什么还是不见效果呢?在外贸圈,其实从来不缺乏努力,不缺乏拼命三郎,缺的是思考。

来一起看一下外贸业务员应该如何提高工作效率?

每天查看汇率原材料价格等情况

汇率一般以中行或央行为参考作为一个外贸业务员及时了解汇率动向是很必要的工作。

另外,我一般还要看看国内原材料的价格走向,顶多十分钟就可以完成。

每天查看客户跟进情况

浏览客户跟踪情况表、客户跟进表,查看一下有哪些客户已经有一段时间没有联系我一般是按照 2-3 个星期左右的周期给他们逐个发一些问候的邮件,邮件的内容根据不同的对象会有所选择。

邮件的内容需要简洁、轻描淡写,千万别写太长,客户没时间看有些业务员写开发信的时候已经写了一堆介绍公司优势如何的内容,这样跟进的时候根本不需要再写了,写多了客户会反感。大家虽然肤色不同,但人的心理还是有共性的。

和未成交客户保持联系,让他始终记得你这一点在客户准备更换供应商的时候尤为重要,他会第一时间想到你。

持续地联系会给客户这样一种感觉:你的服务很好并且有诚意跟他合作那么当他之前的供应商出问题的时候,他就会给你机会!下面是几个维护客户关系的参考邮件。

 Example

Dear XXX,

How are you? I hope your everything is going well.

I wonder whether you have any pending orders or inquiries recently.

If so, please contact me without hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.

Best regards,

XXX

和已经成交客户增进关系,展示服务!客户都喜欢有跟进意识的服务人员。有些业务员认为出了货,收了尾款这一单就结束了。

其实,实际情况告诉我们:每一次的售后跟进都可能是客户决定返单的一个契机。这对加强客户对你的印象和信任,都会起到潜移默化的作用。这样随手就能发的邮件,为什么不做呢?

 Example

Dear XXX,

Hope this email finds you well.

Have you received the goods? How do you think?

I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.

Best regards,

XXX

提醒老客户考虑新的订单计划。老客户收到后一般会很快回复你的邮件,而且有些客户会告知你具体什么时候会有新的订单。

查看每日工作计划表

外贸业务是一项具有连续性的工作,比较辛苦,但贵在坚持。对于昨天没完成的工作,要大致考虑好今天安排在哪个时间完成。

然后开始再计划。有些人缺乏计划性,想到什么做什么。每天忙得不可开交,但客户却丢着好几个月没有跟进。

每天先把要做的事情列一下,然后添加到每日工作计划表中。根据事情的性质分为四类:重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、既不紧急也不重要。优先处理重要且紧急和重要不紧急两类。

工作分类

重要且紧急:跟客户谈判,催客户尾款,给意向客户报价,给客户做PI,准备样品(维持你现有的业绩的事务),完成工作计划;

重要不紧急开发新客户,跟进未成交客户,研究目标市场,学习更多的产品知识,汲取更多业务经验,和客户建立信任,制定销售计划和工作目标,改进与供应商的关系,锻炼身体,好好吃一顿午饭,适当休息等(一切对你未来业绩提升有直接关系的事务);

紧急不重要其他部门要求你配合的工作,领导交待的非业务性工作。很多事情看似很“紧急”,实际上拖一拖,甚至不办,也无关大局。学会委托或分配这些事务交给助理、跟单甚至新业务员去做;

既不紧急也不重要:娱乐、上网、闲聊、消遣。

平时把主要时间和精力集中于前两类事务,工作时才是真正有效率。

此外,以下这些技巧还能帮助你进一步成长:

·每天固定花半个小时对一段时间未联系的客户 say hello;

·每天花半个小时时间阅读一下国际站的英文新闻,对时事多了解一些,并且锻炼阅读能力,当有客户来拜访时,至少你就有很多当下热点的话题;

每天用半小时至一小时用来回复老客户的邮件,简洁表达清楚即可,把更多的精力用来考虑和研究怎样去跟进和回复潜在客户,力求建立起信任;

·每天花半小时的时间来研究了解目标市场,对一个目标市场的了解起码知道市场销售价格、市场常见品牌、做这个品牌的供应商和分销商有哪些、销售渠道有哪些、目标市场上行业内的标杆客户、主要规格类型、该国最大的几个supermarket等。

合理高效地运用工具

早上的这段时间,对大多数人来说,都属于效率不高的一段时间。这段时间内适合做一些机械的、闲杂的工作,用来发开发信,是再合适不过了。(一般为半小时或一小时,控制在 10 点半之前结束)

当然有些人认为,应该根据不同时区的客户,选择不同的时区去发开发信,这样确保开发信能够出现在客户邮件列表的最上部。我认为,这个考虑是 OK 的。但是我可以同样用别的方法去吸引客户的注意力来弥补。比方说:邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等。

除了合理安排自己的工作计划,掌握有效的外贸工具也是摆脱佛系外贸人的必备技巧。

比如:免费的海关数据,智能客户推荐(设置完关键词和产品每天就可以推荐5个有你设置产品需求的客户)

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