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外贸实战技巧----客户来工厂参观具体接待安排
AB客
2019-12-06
 经过前期的联系,客户说要来工厂参观,那意向性肯定是很大的,如何让这次会面给客户留下深刻的印象并促成交易,这就是很值得思考的问题。
邮件背景:客户几个月前有提过7月份要和她们经理2个人一起来工厂参观,我们提前十几天询问了客户是否已经确认了行程安排,客户邮件确认如下:
I would like to confirm our meeting on July 4th, 2018. Please kindly pick us up from the below address:
Kingdom Hotel / No.168, Chengzhong Middle Road
Please be there at 9. A.M.
好的,客户已经把确切日期,时间和接送地点已经全部确认过来,接下来就是我们要做的准备工作了。

一、背景调查

1.客户是哪个国家的,有什么风俗禁忌,有什么社交习俗和饮食习惯等。
2.公司背景调查,比如公司规模,产品范围等,这些和我们刚开发客户时的调查是一样的。
3.来访人员调查,建议上Linkedin 去查下来访人员的职位和事迹,可能会有意外收货,比如这个人员获得了什么荣誉或参加了什么活动等,都是客户来访时候的谈资,客户对你的印象肯定是不一样的。

二、安排接送和饮食

我们这个客户中间还有个小插曲,由于飞机晚点,客户改成早上10点直接去机场接。
特别注意:如果是在机场或者火车站接客户,一定要问清火车和飞机的班次。
我在网上查了客户航班,显示9点左右就到站了,可能北京,上海,广州等机场比较大,提取行李都需要话费比较多的时间,所以客户定了10点去接,但是我知道我们义乌机场比小,提取行李也就几分钟的事情,所以我让同事八点四十就出发去机场了,公司到机场大概需要几十分钟。果然,客户九点多就打电话过来说已经到了,那时候我们同事已经到机场了,所以客户也没等几分钟,否则客户要多等个四五十分钟, 时间观念是很重要的。如果客户说好几点是要去赶飞机或火车回去的话,你就要把握好你们商谈的时间和路上的时间,以免耽误客户行程。
饮食方面,可以征询客户意见,中餐西餐还是客户他们国家风格的那种餐厅,比如印度餐厅,穆斯林餐厅等等。如果当地没有这些餐厅,那就不要问了,来中国的基本上都是会吃中餐的。根据我们第一步的背景调查(自己可以百度的),这个国家的人基本上吃哪些东西就有底了,点菜的时候先问下客户再点。 切记:我们自己吃饭要随客户风格,比如客户吃素食,我们大鱼大肉总不太好吧(人家看到也会想吃的,哈哈),再比如穆斯林不吃猪肉,但是你可以点牛肉羊肉,上菜前要和客户说明一下。反正客户吃什么,我们就跟着客户吃。


三、样品的准备

1.有东西才有的谈,没东西你谈什么?客户表明要来工厂参观,那我们肯定是要发一遍新产品,并和客户说明如果有喜欢的款式,我们会事先准备好样品给他,到时候可以当面商谈。
2.如果客户没说挑选样品,只是来工厂参观一下,那我们也要准备样品,根据客户那边的市场风格或者我们新的款式去准备。 比如我们是箱包类的产品,款式更新比较快,来不及准备更多的新款式,那就准备了很多份新的花型色样和不同手感的材料供客户挑选。
3.样品准备好后,整理好资料依次摆放整齐,客户过来就能全部样品。有的行业可能不方便像我们这么展示,那么请做好详细的PPT或者资料,以便让客户直观的明白你想要表达的内容,请多花点心思做这些资料,尽量做的吸引人一点,

四、车间和工厂的准备

1.如果自己公司有工厂,那么通知管理人员做好清洁和整理工作,至少客户来参观那一天要美观一点,到时候自己去工厂车间看一下,需要改善的地方再改善一下。
2.如果你是SOHO一族,那么客户要来看厂的话,就要先和工厂打好招呼,谈好后,你自己要先去工厂参观一下,把各个部门和通道都了解清楚,别到时候客户来了,你连厕所在哪都不清楚
3.样品间清理干净,摆放整齐,这些常识就不强调了。

五、商谈准备

把样品价格等核算清楚,降低成本的方案也列好以备不时之需,如果当场能拍板下单就当场敲定,等客户回去后再报价给他和当面报价是不一样的,当面报价能马上商谈出结果是否需要更改等,效率比邮件沟通要高很多,时间久了就容易发生变故。 最重要的是:当面报价可以看到客户表情,特别是刚报价的那一刹那,微妙的表情变化是很重要的细节。比如眉头皱了一下,可能对这个价格有些疑问或顾虑,有些客户价格满意的话,下意识的会轻轻的点一下头,但是嘴巴上可能还会来压价,比如眼睛睁大了一点,有可能是满意也有可能是价格高的不可思议,嘴角的变动等等细节。我们有空可以多学一下心理学,多多少少会有用处。这个技巧需要自己平时多观察和总结。

六、会面结束

客户来访结束后,那就送客呗,走之前一起合个影,另外建议可以准备点中国特色的小礼物,比如中国茶叶,紫砂杯等,不一定很贵重,有点纪念意义就行,加深印象。别准备很难随身带的东西,人家拿着也不方便,要么就直接邮寄过去。

七、建立私交

如果客户时间充裕,带去有名的景点或者夜景逛一下。 一起喝个酒吃个宵夜,中国特色嘛,都体验一下。省事点的话,泡个脚按摩一下也行(咱说的都是正规的那种),针灸拔罐等也都可以让客户体验下,哈哈,关系有了,那单子还能跑吗?

八、拍马屁

客户回去后,要写邮件拍马屁,特别是那些采购员来工厂参展的,他们邮件都是要抄送经理和老板的(可以从linkedin上面查下他抄送的那个几个人的职位),你发邮件过去的时候就要夸他,让他们上司觉得这次访问是很有成效的。比如说他是我们遇到过最细心的人,做事情也很专业,所有的细节都交代的非常清楚,非常希望有机会和他们公司合作等等,自己根据实际情况去写。但是别把马屁拍太大,适当就好。
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