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疫情下,如何正确开启【远程办公模式】?
AB 客
2020-02-05

因为疫情原因,有不少公司、学校,出于安全的考虑,选择短期安排大家在家办公。

今天就给大家分享,适合远程办公的工具。
1,在线协作:石墨文档
众所周知,某后台编辑器的稳定性可以说是薛定谔亲传,虽然通常都安分守己,但一崩溃就让人欲哭无泪。
石墨文档是一个优秀的多人在线协作工具,作为一款多人协作软件,出生时就带有不少小众软件小而美的特点。
注册路径非常灵活,除了支持邮箱登录之外,还支持微信和钉钉等多种账号注册。
从实际协同写作的角度来说,多人共享编辑和实时保存这些基本功能已经十分称手。无门槛的公开分享编辑和非常鲜明的多人修订痕迹,则让人更加一目了然。另外,较为完善的移动客户端也是加分项。
共享方面,只要一个简单的公开链接,就能让非注册用户也能无门槛加入其中。整体使用起来有种赏心悦目的感觉。
其他类似应用:腾讯文档、有道云笔记
腾讯文档是一款腾讯开发,支持多人在线协作办公软件,在定位上和石墨文档差不多,比 WPS 和 Office 套件相对更轻量。
比起石墨文档来说,腾讯文档最大的优势就是「不用注册」,因为用 QQ 号或者微信号就可以直接登录,而这两个账号已经是国民级的体量,要知道注册过程其实是软件使用的第一道大门槛。
腾讯文档在使用体验方面大体和石墨近似,但是背靠腾讯的体量,还支持小程序形式使用,非常适合 QQ 和微信用户在移动端进行分享协作。
在石墨文档和腾讯文档外,有道云笔记也同样具备云协作的功能,除了支持网易邮箱登陆之外,也支持 QQ、微信、微博和钉钉等账号登录。
2,会议产品:腾讯会议

如果你需要一个线上会议的应用,我会推荐你腾讯会议。

新用户只需绑定手机号就能开始使用,操作界面简洁明了。在首页,一共就只有三个按钮:加入会议、快速会议、预定会议。

「快速会议」就是马上发起会议,可直接通过企业微信、微信、QQ 等方式发出邀请,接收方一点击即可加入会议。「预定会议」就如其名,是预约会议,分享和加入方式不变。

「加入会议」则是与会者快速加入的入口,只需输入会议号即可直接加入会议。腾讯会议不仅是 app,小程序端也可以直接使用。

鉴于今年春节的特殊情况,腾讯会议昨天宣布将对所有用户免费开放最多同时 300 人在线会议的服务,一直延续到疫情结束。

其他类似应用:Zoom 会议
Zoom 会议提供高清视频和高质量音频的云会议模式,最多可有 500 名视频参与者参加。
在会议中,不止可以在线高清视频,还可以实现屏幕分享和全套协作功能、录制会议至云并自动将音频转录为文字等(当然,有的功能是要充钱的。)
手机、PC 端和平板端都可以支持。
3,文件传输:百度网盘
在日常工作中,出差会是我们工作的一部分,在参加发布会或是其它大型活动的时候,经常碰到需要从前方回传视频素材等内容到后方进行剪辑的情况,用什么工具回传一直是一个比较头疼的问题。
尽管目前有很多支持文件回传的小工具,但从稳定性和容易上手程度来说,爱范君还是选择了给百度网盘「氪金」。
百度网盘最大的特点就是开了 VIP 之后使用起来畅通无阻,但是免费情况下过狠的限速问题导致寸步难行。
我们的方法是为团队公共账号开通 VIP。但这样还有一个问题就是每当更换设备的时候,比如在前方更换另一台手机录制视频时都要重新登陆 app,这时就需要及时向后方获取验证码。
因为很多人都在用这个账号,加上大多数素材回传时间比较吃紧,所以后方一般也不是从应用内直接下载,而是让前方通过分享链接的方式获取素材。
从速度、稳定性、功能性、上手度上来说,氪金后的百度网盘在大多数方面都做的不错,至少对于一个规模不大的企业来说,一个百度网盘 VIP 账号就足够了。
4,思路整理:ProcessOn
ProcessOn 是一款免费的在线作图工具。
它可以在线画流程图、思维导图、UI原型图、UML、网络拓扑图、组织结构图等等。

你可以把作品分享给团队成员或好友,无论何时何地大家都可以对作品进行编辑、阅读和评论。此外,应用里还内置不少模板可以选择。

其他类似应用:百度脑图。
百度脑图同样是一款在线思维导图编辑器,对于刚开始画思维导图的人比较容易上手,且具有云端存储功能,可以在多台设备上调用。
可惜的是百度脑图不能在线协作。
5,AB 客
AB 客是一款外贸人在家即可办公的外贸智能营销系统。
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4,音质清晰资费低,保存通话记录的全球电话;
5,覆盖81+国实时更新的海关数据;
是外贸人开启远程办公模式的首选。
那在家办公如何保持高效的工作状态?
正如我们一开始所说的,弹性产生惰性。
在家办公,由于环境等诸多因素的干预,难免让人工作效率下降。对于远程办公如何保持高效的工作状态,我们有以下一些建议:
准时起床,穿戴整齐
准时起床是祛除惰性的开始,一旦开始赖床,一天就要毁了。而穿戴整齐则是一种仪式感,在潜意识里告诉自己:我是在工作。这种仪式感会把你拉入工作的状态之中,从而提高远程协作效率。
早会制度,同时上班
大家在用一个时间段上班,是远程协作的基础,而早会制度就是为了确认大家在同一时间上班。
和平常上班一样,规定某个时刻大家接入会议,开启早会,其实是告诉自己:我已经开工了。这样便可以激发身体的活力,开始高效工作。
明确目标,拆解任务
早会上,每个人都应该明确这段时间的目标是什么,任务又是什么。进而在早会结束后,自己就可以将任务进行拆解,列出今天的 To-do List,从而一个一个完成任务,不会散漫和无目标地低效率工作。
区分好工作时间和休息时间
远程协作还有一个缺点就是工作时间和休息时间容易混淆,边界不明确。对于我们而言,这非常考验一个人的专注程度。
我们建议你使用「番茄钟工作法」。就是说,每 25 分钟一个时间单位,在这个 25 分钟里手机调至静音,专注工作。工作 25 分钟后休息 5 分钟,你可以去倒杯水,上厕所或者翻翻书之类。然后进入下一个 25 分钟。
这样的方法有助于大家保持专注度,清晰地区分工作时间和休息时间,既可以保证高效工作,也可以劳逸平衡。
说了这么多,选好适合自己的工作工具,同时调整好自己的工作状态,才是远程工作的王道。
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