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外贸企业如何做好疫情下节后工作,把损失降到最低?(超详细)
AB客
2020-02-12
武汉肺炎来势汹汹,疫情阴影之下中华大地人心惶惶,作为外贸企业主和管理层的我们,面对这样突入其的状况更是担心焦虑、一筹莫展。
延迟复工、租金照付、工人短缺、订单违约……种种重压之下:
1、外贸企业如何在这波凶猛的疫情下找到适合自己的发展机会?
2、如何做好节后的复工工作安排,抢占先机?
3、而这次疫情,又给我们企业经营带来怎样的思考呢?

自从武汉肺炎疫情发生后,同在疫情下的我们看到了很多悲怆之事。看着确诊病例每天都在增加,在我们为同胞祈福、见证全国同胞携手战胜疫情的历史时刻,亦感叹在新的一年里,健康喜乐才是最朴实而难得的追求。

跟很多的企业主一样,我对这次疫情的态度也是从疑惑、观望,到一步步重视起来,甚至后来有了些许恐慌。

1月23日,武汉封城,我才开始意识到,这个肺炎病毒可能会影响到我的企业,来厂的工人会减少,年后工厂产能面临调整。

1月27日,国务院发通知春节假期延至2月2日,我在担心我的订单交期,担心违约赔偿。

1月28日,广东省要求复工时间不早于2月9日24时,我开始核算我的亏损:房租水电,工人工资,订单损失…

打开朋友圈,哀鸿遍野,看到的是大家都在哭诉疫情下企业的难处和各地免一个月租金的倡议书。

一直到1月30日晚,不少外贸人在为了WHO(世界卫生组织)的一纸判决书而迟迟难以入眠,因为一旦WHO判定中国为疫区,各国政府将可能会采取措施对来自中国的产品进行防疫消毒处理,客户也会有所担心以致撤销订单,那必将影响各企业的出口。我们公司的小伙伴甚至有人熬夜到凌晨2点半,就为了等发布会的结果。

最终,WHO于今早宣布新型冠状病毒疫情为“国际关注的突发公共卫生事件”(PHEIC),虽然并没有判定中国为疫区,但不排除各国加强对MADE IN CHINA货物的检疫流程,也消除不了国外客户的担忧。

这种情况可能带给外贸企业致命性打击:工厂停工,租金照付,工资补贴,工人短缺,订单违约,客户停止下单,市场萎缩……

在这无人能幸免的疫情影响下,人人自危也心怀希望,这种焦虑和紧张不仅仅是因为疫情带来的生命威胁,还有工作和收益的变化带来的不安全感。同为企业主,看着停工半个月的工厂,看着等着吃饭的同事,看着离我远去的市场,倍感肩上担子之重,也深知心中责任之重。

事已至此,我们没办法改变事实,但是,越是市场消极的时候,就越是弯道超车的时候。作为老板,我们不能只是接受事实,而是要把危机变成机会,趁同行无力发展之时,趁势而起。

企业不存,事之不有,业之难成,民将焉附?于我于员工于企业,我都要披荆斩棘。

 01疫情之下,如何寻找发展机会   

那我们应该如何在这疫情下寻找企业发展的机会呢?

很多企业都对这次疫情持消极态度,不可否认,疫情必定会带来的消极影响,但是我们随波却不逐流,要随着这历史长河的经验,造就英雄之姿。

我们先来看看历史长河的经验。

下表是第三产业各行业在非典疫情前后实际GPD的增速情况,从表格中的数据我们可以看到,批发和零售业在2003年的二季度和三季度增长迅速,而这时间,恰恰就是非典疫情后的市场变化,批发零售迎来了快速增长,而大多数的制造企业,都是批发和零售产品类目的上游供应商。

换句话而言,疫情后批发和零售类产品的各大制造企业会有一波订单爆发。


让我们再来看一组数据,下图是2001-2004年我国社会消费品零售总额的单月增速,可以看到社零总额的单月增速在非典后迅速回升,并在2004年年中达到顶峰。  



这两组数据无疑都在阐述着“阳光总在风雨后”的道理,市场总会在消极过后迎来快速地增长。

当有人熬不下去的时候,熬下来了,你就能占有未来更大的市场。对于企业来说,稳住自己,熬下去,才是这次疫情风波中最佳的生存之道。

我们不否认,“PHEIC事件”必然对企业的出口带来消极的影响,海关检疫要求增加,客户订单减少,交期不稳都是可预见的结果,但是作为企业老板,并不能盯着一块市场,国际市场变化并不以我们意志为转移,但我们却可以着手于看得见的国内市场,毕竟很多制造企业都是国内国际市场一起做的,国际市场面临困难,为何不看看国内市场呢?而现在我已经告诉你国内市场在疫情下是怎么样的变化发展规律了。

举个简单的例子,我是做餐饮耗材的,疫情事件后,国外客户必定会担心餐饮耗材产品有所感染而减少采购,那我该悲伤该恨上天不公吗?然而并不,疫情节后的国内外卖消费量无疑将迎来爆发式的增长,餐饮耗材消费量也将水涨船高,而这将会是我们的机会点,我们早已停止悲伤,采取行动买了固定排名,做好自己该做的,静待开花结果。

所以,在这疫情之下,请大家停止悲观,现在动起来,为节后的市场做好充分准备。

那对于国际市场,我们的机会点在哪里呢?

交期延误,订单减少都是可以预见的结果,开工之后免不了跟客户的一顿好声劝说和撕逼,换来的可能是客户的万分支持也可能是百般不解,但经历这次事件之后,国外客户会有意防止同样事情发生,而去开发更多的备选供应商,甚至分散订单给多家供应商来供货,而这就是我们的机会,毕竟疫情过后,该回流到中国的订单还是会回来的,订单在经过一定时间之后还是会恢复平衡。

所以对于国际市场,2个目的,既要稳定我们的重要客户,防止别人抢走,也要加大我们公司的宣传,去向同行的重要客户播下种子,让他把我们当成备选供应商。

而对于“PHEIC事件”,我们近期则需要关注各国贸易政策、出入境政策的变化,以及各航空公司、船公司的政策变化。与客户提前沟通,想办法应对和解决。

无论国内市场还是国外市场,最关键的是,我们要在这延迟复工的休息时间,动员员工做好复工的准备工作,好让工厂在复工后高效生产,好让业务团队在复工后一炮打响。在这消极的市场中稳定下来,就能占领未来的市场。

抓住机会点的前提在于,做好疫情下节后复工的工作安排,抢占先机。

所以,聪明的人儿已经安排员工在抢平台的固定排名,已经在调整Banner图,已经在润色最新的邮件模板,而有些老板,还在客厅打麻将。

同是一片下雨天,有人选择淋雨,而我选择奔跑。

 02疫情下节后复工的工作安排  

我们应该如何做好疫情下节后复工的工作安排,在这次危机中,抢得一线生机呢?我从行政、业务、生产3个方面整理了一些工作思路给大家参考。

在查看具体的工作思路之前,我们需要先明确此次疫情节后的工作原则:

1. 降低疫情的影响,最大程度确保生产安全、稳定;

2. 稳定重要客户,舍小取大,把有限资源投入到高回报的项目中。

一、行政  

行政方面的工作目的是稳定员工情绪,确保人员稳定,有充足的人员保障产能。

具体工作内容如下:

1. 2月10日复工前,行政人员要统计员工复工情况,至少应包括:统计有多少人能在2月10日准时复工,统计未能复工的原因及预计复工时间;

除此外,做好复工人员及待复工人员的来源地统计和身体检查工作(看是否有发烧、咳嗽、精神不振等症状),对有感染可能和发热的人员进行报备和紧急处理。

2. 复工后召开动员大会,对复工人员进行病毒防护教育,强调生产的防护措施和卫生情况。

行政人员准备充足的医用口罩(买不到可以找各地村委组织购买),要求全员戴口罩上班,定期做好办公室的病毒消杀工作,杜绝感染,确保生产的稳定。

除此外,因为工人紧缺,需要文职下车间去支援生产,所以在动员大会上需要给予团队信心,动员团队齐心协力,共渡难关。

3. 根据生产部整理的生产计划调整团队人员安排(缺工位时文职需要下车间支援生产),制定招聘计划,及时补齐人员缺位。

二、业务  

业务方面的工作目的是回拢货款,稳定自己的重要客户,挖掘同行的重要客户。

具体工作内容如下:

1. 整理应收款项,并合理催款。
2. 整理下单待生产和待出货的客户,与生产部确认交期,与物流公司确定出货安排,同客户协商最佳的解决办法。
3. 为了稳定重要的客户,以总经理名义写信拜访大客户,邮件主题就是“坚定信心,展望未来的合作”,突出强调疫情下我们所采取的防护措施(卫生)和产能调整方法(供应稳定),打造“安全卫生、保质保量、准时交货”的供应商形象。
4. 整理客户的订单,与客户制定新一年的采购计划和生产安排。
5. 加大对同行重点客户的宣传,突出我们针对疫情所采取的措施,播下种子。
6. 根据市场变化和产品特性,调整国内国际市场产品的推广方案和策略。
7. 关注各国的贸易政策、出入境政策的变化,以及各航空公司、船公司的政策变化。与客户提前沟通,想办法应对和解决。
8. 与合作物流公司沟通,明确各司的复工时间和出货安排,如果发货、提单等事宜需延误,业务需提前通知客户做出调整。
三、生产  

生产方面的工作目的是调整产能,尽最大努力保质保量准时交货。

具体工作内容如下:

1. 2月10日前,与供应商沟通,明确供应商的复工时间、生产能力和当地的物流情况。
2. 2月10日前,生产部需要调整现有订单的生产计划。优先处理国外订单。
3. 2月10日前,根据业务团队对短期新订单的预估情况做生产计划,预估短期一个月内的紧急订单,仔细验算,明确交期,让业务提前跟客户协调。
4. 盘点现有库存,整理物料空缺情况,优先补齐用于现有订单生产的物料(若物料价格稳定,可以提前准备下个月的关键物料,防止疫情影响导致后期订单爆发,供应紧张)。
5. 与供应商沟通,让供应商优先安排紧急订单的物料,并派人跟进物料供应情况。
6. 根据生产安排,计算所需的车间人员和班次(工时),让行政调整人员工作。
7. 明确合作的国内物流公司的运输情况,有效载力?最新价格?最新时效?

对于生产安排,因为这次疫情影响的是整个中国地区,国内订单的交期延误大家都能理解,所以可以考虑优先处理国外客户订单,并按紧急和重要程度分成4象限进行分级处理。

 03武汉疫情给予我们的思考 

我们必须承认,虽然武汉肺炎是一次突发事件,但绝不会是最后一次突发事件。

今天有武汉肺炎导致我们产能不足、订单违约、客户丢失,下一次可能是暴增的订单或错误的生产管理导致我们产能不足、订单违约、客户丢失。

作为一个老板,我们不能在疫情下盲目悲观,而是要学会在疫情下寻找机会,这是小格局的改变,但我们也不能只是寻找机会,而是要妥善解决这个问题后,总结经验,提前准备好应对措施,确保企业在下一次冲击之下,仍能顽强求生,这才是大格局的改变。

这次武汉疫情给了我两个思考。

第一,如果我们把维护客户的工作落脚于日常,客户与我们成了稳定的合作伙伴,那这次疫情发生后,我们是不是就不用费尽口舌求得客户的支持和理解了呢?

第二,疫情过后,在这工人短缺、供应链反应滞后的情况下,赛的就是时间,赛的就是谁能更快补齐这个市场需求的缺口。如果我们平日有一定量的核心材料的库存,那我们的产能是不是就比同行更快,是不是就能更快地抢占市场呢?

我们有个核心客户,疫情发生后,不但没有取消订单,反而表示了对我们的同情和支持,并表示理解工厂停工背后所承担的经济压力,表示会在我们上班的第一天,给我们一个柜子的订单以示支持。

关键就在于日常做好重要客户的维护工作,该送礼送礼,该问候问候该给折扣就给折扣。

以前做的,效果总会在未来某个时刻显现!

为了应对日常重要客户的紧急订单,我们工厂一直存有10%-15%的核心材料的库存,加快对紧急订单的反应速度,而这平日里看起来并不太需要的动作,却可以在紧急时刻贡献最大的力量。

所以我们在日常工作的时候,就要考虑如何优化自己的供应链,如何优化自己的生产管理,让自己的生产团队有一定能力来应对紧急订单和各类生产风险。

毕竟,功夫在日常,何须抱佛脚。

04写在最后的话  

武汉肺炎,必定是会载入史册的事件,2020年,同样会是很多企业发展的拐点。

疫情之下,承担着更多责任的我们,身为企业主的我们,我若不勇敢,没人替我坚强。同是一片下雨天,没有伞的企业主,必须要努力奔跑,跑得要比同行快,甚至要比市场块。

让我们在这疫情下,做好自我隔离的同时,做好复工前的准备工作,在战胜疫情的同时,把这次危机变成企业向前发展的一次机遇。

感谢一线医护人员的付出,也希望让我们所有企业一起加油!

一切终将过去,静候春暖花开!

来源:钉课外贸商学院 作者:橙帮签约讲师:陈春好Nicholas 

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