随着互联网时代的到来，越来越多的企业都开始使用能够为他们提供各种便利的办公软件，对于外贸行业来说也是一样的，他们对于外贸软件的依赖也是越来越高。

外贸管理软件是外贸企业一个重要的工具之一，外贸行业是一个细分市场，众多外贸业务需求是有别于内贸。也是外贸业务需要特定的外贸软件来完成的一个原因。

现如今使用软件为自己提供服务的企业是越来越多，这主要是因为软件本身具备了很大好用的功能。下面就由小编跟大家详细介绍下外贸管理软件的基本功能都有哪些。

1.实时提醒，实时反馈。在使用外贸管理软件的过程中，大家可以设置什么时间做什么事情，并且到了一定的时间会有相应的提醒，尤其是对于公司业务数据，更是能够进行实时反馈，这对于企业经营者来说是非常有必要的，并且对于业务员的工作情况也是能够通过软件随时查看，从而及时制定改进计划，使得企业发展越来越好。

2.客户管理。对于外贸企业来说，他们都是拥有很多的客户的，对于客户信息和相关资料的管理，如果是人工记录，那么难免会出现遗漏或者错误的情况，而使用管理软件就能够保证客户资料永 不流失，并且对于热点客户还能够进行实时跟踪，力求给他们提供到位的服务。而进行工作移交的时候也是很方便的。

3.邮件管理。外贸企业是离不开邮件的使用，所以外贸管理软件所具备的功能之一就是能够让公司邮件进行集中存储，能够随时查看所有人员的邮件，更为重要的是能够对邮件发送进行跟踪，对于客户的查看情况能够尽快掌握，从而更好的把握住商机。

外贸企业的主要业务特性：灵活多变。从实际应用的需求方向出发，通过软件的技术手段，实现各部门数据共享，实现数据打通，真正做到各部门之间无缝衔接，让企业资源得到快速有效的控制，企业的发展方向得到合理的规划。

对于外贸企业来说，大家在做客户管理的时候，如果采用人工的方法，就不能满足公司发展的需要，因此需要使用先进的软件系统，比如外贸管理软件，上面已经讲了外贸管理软件基本功能有哪些？下面讲下企业如何正确使用外贸管理软件呢？

1、在使用外贸管理软件的时候，需要对业务流程和管理方法等进行重组。因为外贸企业在管理过程中，会出现很多不太合理的环节，我们在使用软件之前，就需要把这些不合理的环节去除掉，这样才能让企业和管理软件进行有效的结合，从而让软件发挥它的优势。

2、在使用该管理软件之前，建议对员工做下培训。要让员工了解该软件主要是做什么的，它的业务流程是如何进行的，如果想让该管理软件得到全 面的实施，不仅需要技术层面的支持，也需要全体员工的乐于参与和支持。

3、需要制定合理的实施方案。大家在使用该管理软件之前，要先做好项目规划，这样才能保证整个的项目高 效和有规律的进行下去；同时，大家还可以利用好企业的原有资源，以保证项目的整体进度和合理支出，并避免重复劳动，防止给企业增加不在计划之内的支出。