首页  >  外贸精英社  >  详情
你需要一个CRM系统,让你从邮件中跳出来
AB客
2019-04-09

外贸人可以离开手机一天,估计也不敢离开邮件一天,从第一天做外贸开始,邮箱就是必备的。互联网普及之前和国际客户的沟通全靠传真和电话,而有了邮件之后,现在还有谁在发传真?电话么,口语和时差依然是障碍,当然就算电话沟通了,最后还是要靠邮件来落地。阿里国际一直以来也是杜绝买卖双方的邮箱地址公开...

外贸业务员每一天的工作就是检查邮件,不断的回复或者抄送。各类的邮件管理软件也尽可能的帮助大家处理好邮件,做标签,分类,回复模版等。我们陷在了邮件堆里。 

技术在日新月异的发展,现在邮件处理工具也非常强大。Mac 自带的邮箱软件也非常优秀,自动能够将邮件同类合并,或者类似对话模式展现。外贸行业的邮件管理系统很好的和CRM系统对接,把邮件作为客户管理的主要工具。 

技术发展和工具的完善,对于邮件本身来说并没有发生改变。外贸业务的成长更是缓慢的,其中一项就是复杂的外贸函电,贯穿了整个外贸业务的始末。该写的还得人工来写,对于询盘或者订单都需要人工来处理跟进。尤其是询盘,我们会陷入其中,而最后也并不清楚那些没有回复的询盘最后如何了,靠软件设置的提醒或者定时,也会由于使用起来复杂 最后都放弃了。结果 还是回到了凭感觉管理的状态,对于业绩的增长,全赖于业务员的经验和技巧。这应该被改变。 

我们是不是应该从无穷的邮件里跳出来?是否有更好的方式 让业务高效,并且能够快速成长;不再陷入无止境的客户沟通中,同时又能让客户感觉专业和到位;无论是0经验还是老司机,都能很好的和客户沟通。邮件的本质还是 沟通及客户服务,而这些未必需要全部人工来操作。 

把外贸人从邮件中真正解决放出来。我们首先来分析外贸人日常邮件的构成: 

• 询盘。及询盘的处理跟进。

这类邮件是外贸人最常见的,占到比例约30-50%。见到新询盘也会小小激动一番。随之而来就是询盘的跟进和处理,报价以及不断的沟通。一条询盘到订单经历个把月也很正常,或者直接就没戏了。时间长了,要回头翻哪些询盘什么, 要分析个资料什么的就觉得缺一个有效监控,有些企业最后还得靠Excel表统计,业务要是懒惰下,信息就没有了。对于询盘的有效回复,更多依赖的是业务员自己的感觉和经验,这种状态下新业务的成长就特别慢。我们需要一个系统。 相关阅读:外贸工作中常用的四大套路

• 样品,订单,及处理跟进。

新样品,新订单是业务最激动的。随之而来就是准备各种单据,做PI,收款。或者明确各种细节需求。然后对于整个订单的进展做实时回复。在订单的不同阶段做邮件确认等。在订单多的季节,往往也会顾不过来,一些小客户容易被怠慢。而客户虽不会催着你,但一旦体验不好,返单几率也大大减少。而对于管理者更需要清晰的了解整体订单状态,一封封去翻邮件 也不是一个好的办法。 我们需要一个系统。

• 客情及售后

老客户的及时关怀,感情的互动沟通都是必不可少的。但有时会陷入一种无序管理,空了想起来回复下,忙的时候就不闻不问。我们需要一个系统。 

• 潜在客户开发

这也是常见的开发信。也是邮件工作中不可或缺的一部分。怎么写开发信,如果写的有效,或者制作开发信更便捷有效? 我们需要一个系统。 

通过上述分析,我们更清晰的看到外贸邮件的贯穿了整个外贸日常工作。而纯粹的邮件工作,会让很多业务员顾此失彼,一旦陷入邮件堆中,只会抓自己觉得重要的那部分,而那部分可能往往就是 紧急但不重要的事情会被优先处理。

我们需要一个系统。不再仅仅只是管理外贸邮件的系统,这不是今天我们要讨论的,而是建立一个外贸企业的营销管理系统,通过这样的系统管理外贸的业务流程,同时也能分担一大部分对客户的邮件回复,让业务在通过系统的互动,就完成了客户的邮件回复。而业务节约的时间 更聚焦在重要的事情上。 

举几个栗子: 

1、询盘。我们建立询盘集中管理系统,所有询盘无论来自平台,官网,还是企业邮箱,社交平台或者仅仅是客户上的留言,我们都集中管理。对于询盘 可以有更多的技术分析,标签,主管通过系统参与建议。采购在系统中直接报价,有据可循。业务在线自动生成报盘,生成专业的报价单,通过系统即可回复客户。询盘可以一键转样品或订单。所有的询盘线索记录可以被统计,分来源,分地区,分产品,分业务等,更科学的数据分析才能带来更有效的提升。提升 10% ,我们就能获得足够的成长。 

2、客户跟进。业务员做跟进有时候往往是被动的有些中小客户时间一久就忘了跟进,损失不少单子。我们建立的系统可以根据客户的登记自定义设置任务,规定多长周期内跟进客户,否则就掉进公海,其他的业务员就可以捡入到自己的客户列表中。临近掉入公海时间,系统会自动提醒,让你及时跟进客户,这样就避免因为忘记而损失订单。

3ABCRM系统能做的还远不止这些。 

我们处于外贸转型的新时代,外贸电商的发展才刚刚开始。订单碎片化,需求个性化的新贸易时代来临,外贸人需要做好新的改变。 

 

热门文章
新用户注册有礼,免费领取3天试用!
立即试用